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miércoles, 13 de abril de 2011

¡Tienes un e-mail!

Las nuevas tecnologías nos aportan múltiples beneficios. Es una afirmación que nadie puede poner en duda. No obstante, como todo en esta vida, depende del uso que hagamos de ellas. Y un claro ejemplo lo tenemos en los e-mails. Hace ya algunos años, cuando no existía Internet, las comunicaciones en las empresas eran más lentas y los procesos fueran cuales fueran, se alargaban en el tiempo. Pero desde que existe Internet, o mejor dicho, las empresas lo utilizan, el concepto tiempo en las comunicaciones se ha visto reducido considerablemente, provocando un incremento en el uso de los diferentes servicios que nos ofrecen las nuevas tecnologías de la información, y en ocasiones este uso se convierte en abuso, como en el caso del correo electrónico. 

Cuando llegamos cada mañana a la oficina, posiblemente tenemos varios e-mails por contestar. Durante el día se van sucediendo nuevos e-mails y respuestas a los que ya hemos recibido o enviado. Y cuando salimos de la oficina, si tenemos un smartphone, netbook o portátil posiblemente seguimos recibiendo, contestando y enviando correos electrónicos.

¿Pero nos hemos parado a pensar el tiempo que dedicamos a la gestión diaria del correo electrónico? E-mails que después generan otras respuestas y, por lo tanto, más e-mails, creando una cadena, convirtiéndose a vez en un chat en diferido. ¿Han analizado las empresas la pérdida de productividad y de dinero que ello supone? Si por ejemplo recibiéramos cada día 25 e-mails y los contestáramos todos, a una media de 5 minutos cada uno (y hay algunos en los que invertimos muchísimo más), estaríamos hablando de un mínimo de 2 horas, alrededor del 25% de una jornada laboral. ¡Sólo en contestar e-mails! De ahí que la gestión del correo electrónico se haya convertido en un problema, más que en la ayuda que debería representar a la hora de agilizar la comunicación, y en un gasto muy grande de nuestro tiempo, que podríamos, y quizás, deberíamos, emplear en otras áreas más productivas de la organización. No obstante, lo sorprendente es que la empresas no se dan cuenta de que la inversión en servicios de comunicación se convierte en este punto en gasto. Algunas lo máximo que hacen es publicar una serie de recomendaciones de uso para sus empleados.. Pero es evidente de que existe una deficiente gestión del correo electrónico.

Ejemplos diarios se pueden apreciar cuando vemos a infinidad de personas en copia en un correo electrónico (para informar, dicen algunos) o bien se envían e-mails para cualquier tema. Además, paradójicamente, una herramienta que nos debería ayudar a mejorar la comunicación, muchas veces la dificulta. Se dan casos de que dos trabajadores, delante uno del otro, se envían e-mails entre ellos "para que quede por escrito" o bien que en algunos departamentos se abran y mantengan debates vía correo electrónico en lugar de reunirse presencialmente o de una manera más directa (aunque otro día hablaremos también de las reuniones ineficientes). Por otro lado, están los problemas de la lengua escrita, que por muchos emoticonos que incluyas, sigue siendo impersonal y más de un problema han generado cuando el destinatario ha malinterpretado alguna frase o expresión.

Está claro que hemos de buscar el equilibrio, intentar generar los menos e-mails posibles a través de otras formas de comunicación, poner en copia única y estrictamente a las personas que tengan que estarlo y, sobretodo, agrupar y optimizar el tiempo dedicado al correo electrónico a ciertas franjas de la jornada laboral. De no hacerlo, seguiremos siendo esclavos del e-mail y las empresas seguirán perdiendo dinero por querer comunicarse.

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